Referat etter endt møte 3. H24 + oppdaterte rettningslinjer

_posts/2024/2024-10-22-Tredje-møte-høst.md

@@ -8,36 +8,161 @@ published: true
 referent: "Peter Petersen-Øverleir"
 
 attending:
-    - 
+    - cyb
+    - dagen
+    - digitus
+    - fui
+    - list
+    - progsys
+    - mikro
+    - navet
+    - maps
 
 not_attending:
-    -
+    - defi
 
 other_attending:
-    -
-
+    - avis
+    - rastløs
 
 ---
 
 * TOC
 {:toc}
 
-
 ## Sak 1 Godkjenning av innkalling {#innkalling}
+
+Godkjent ved akklamasjon
+
 ## Sak 2 Godkjenning av agenda {#agenda}
+
+Godkjent ved akklamasjon
+
 ## Sak 3 Godkjenning av referat {#referat}
+
+Godkjent ved akklamasjon
+
 ## Sak 4 Forslag om ending av matsatser
+
+Presentasjon av forslaget fra Digitus.
+
+Forslaget er kort sagt å øke matsatsen fra 150kr til 200kr.
+
+Diskusjon/kommentarer:
+
+* Mulig å få til mye annet enn pizza selv for 150 kr per pers bare man er litt kreativ.
+* Flere som stiller spørsmål ved om det er nødvendig å øke
+* Foreslås endre det til en mulighet til å øke til 200 kr, men beholde en anbefaling på 150kr
+  * Hvis man skal endre det til en slik løsning hvordan skal man skille arrangementene fra hverandre?
+* Nevnes at vi har et generelt stort fokus på mat og at vi kanskje ikke bør øke summen bare for å tilby en fullverdig middag/måltid.
+
+Gjentakende diskusjon rundt punktene over uten noen særlig konklusjon
+
+**Forslaget er vedtatt 7 for 2 imot**
+
 ## Sak 5 Behandling av søknader {#soknader}
+
 ### 5.1 - IFI Rastløs {#soknad-1}
-#### Søknad a
-#### Søknad b
+
+Semestersøknad - 22 500 kr
+
+Søknaden presenteres
+Spørsmål rundt hva Rastløs sitt formål er. Kan ses på [siden her](https://fordelingsutvalget.org/foreninger/)
+
+Generelt en del spørsmål rundt planen for å gjennomføre alle disse arrangementene ut semesteret, egenandeler, tidligere arrangementer og planen fremover.
+
+* Hatt en del lavterskel arrangementer, men ikke promotert det særlig ennå.
+
+Spørsmål om økonomi og styring på det (f.eks. krav i rettninglinjene om regnskapskurs fra SiO):
+
+* Skal ha kontroll på det
+
+**Enstemmig avslått**
+
+Kort oppsumerte tilbakemeldinger:
+
+Veldig ambisiøst for resten av dette semesteret (under 2 måneder igjen av året) og for en helt ny forening, så bør nok nedskalere en del og at det er konkurranse om arrangementene. Hvis man har mange dyre arrangementer så er det lurt med egenandeler.
+
+Forslag til endringer:
+
+* 100kr egenandel på keramikk (1 600 kr reduksjon)
+* Sjekk Osloklatrekurs(?) - sjekker om rabatter på klatring.
+* Kutte arrangementet om badstue (4 500 kr reduksjon)
+* Fjerne kortstokker posten (750 kr reduksjon)
+
+**Enstemmig vedtatt støtte på 15 650 kr**
+
 ### 5.2 - IFI-Avis {#soknad-2}
+
+Styremiddag - 2 250 kr
+
+Søknaden presenteres
+
+Ingen kommentarer
+
+**Enstemmig vedtatt støtte på 2 250 kr**
+
 ### 5.3 - LIST {#soknad-3}
+
+Halloween workshop (endring av bruk for semesterstøtte) - 6 500 kr
+
+Søknaden presenteres, de ønsker å endre bruken av semesterstøtten sin fra at 6 500 kr av de som var planlagt til hyttetur heller brukes på halloween workshop. Originalt vedtatt semesterstøtte på [første møte H24](https://fordelingsutvalget.org/posts/2024/2024-08-28-F%C3%B8rste_m%C3%B8te_h%C3%B8st/).
+
+**Avslått - 4 for, 5 imot**
+
+Foreslås å kutte materialer kostnaden til 3500 kr fra 5000 kr
+
+**Enstemmig vedtatt endring av bruk for 5 000 kr i semesterstøtte fra hyttetur til halloween workshop (ingen utbetaling)**
+
 ### 5.4 - Navet {#soknad-4}
+
+Cava fredag - 6 100 kr
+
+Søknaden presenteres
+
+Nevnes at det er pleid å søkes om 50 flasker, men søknaden beholdes på 40 flasker.
+
+**Enstemmig vedtatt støtte på 6 100 kr**
+
 ### 5.5 - Digitus {#soknad-5}
-#### Søknad a
-#### Søknad b
+
+#### a) Møtesnacks
+
+Møtesnacks - 1 050 kr
+
+Søknaden presenteres
+
+Kommenteres at rettningslinjene står per måned og ikke per møte for møtesnacks.
+Kommenteres at det tidligere er vedtatt per møte til DEFI.
+
+Foreslås å endre til 3 måneder med 150kr per måned (450kr)
+
+**Enstemmig vedtatt støtte på 450 kr**
+
+#### b) Pilates
+
+Pilates morgenarrangementer - 2 225 kr
+
+Søknaden presenteres
+
+Kommenteres at dette burde vært tatt fra semesterstøtten.
+
+**Enstemmig vedtatt støtte på 2 225 kr**
+
 ### 5.6 - Cybernetisk Selskab {#soknad-6}
+
+Skitur ekstrasøknad - 3 416 kr
+
+Søknaden presenteres. Busstilbudet ble 3416kr dyrere enn forventet, så søkes om 3 416 kr for å dekke det
+
+Kommenteres at man bør kunne legge inn en buffer i søknaden for sånne kostnader
+
+**Enstemmig vedtatt støtte på 3 416 kr**
+
 ### 5.7 - ProgSys {#soknad-7}
+
 ProgSys fikk ikke arrangert hyttetyr dette semesteret, men ønsker å beholde midlene satt av til dette for å bruke på hyttetur neste semester.
 
+Originalt behandlet på [Første møte H24](https://fordelingsutvalget.org/posts/2024/2024-08-28-F%C3%B8rste_m%C3%B8te_h%C3%B8st/)
+
+**Enstemmig vedtatt videreføring av støtte på 20 800 kr til V25**

pages/2023-10-25-retningslinjer.md

@@ -3,7 +3,7 @@ layout: page
 title: "Retningslinjer for søknader om støtte fra fordelingsutvaget"
 subheadline: ""
 teaser: ""
-permalink: /retningslinjer/
+permalink: /retningslinjer/2023-10/
 ---
 
 Sist endret: 10/25-2023

pages/2024-10-22-retningslinjer.md

@@ -0,0 +1,101 @@
+---
+layout: page
+title: "Retningslinjer for søknader om støtte fra fordelingsutvaget"
+subheadline: ""
+teaser: ""
+permalink: /retningslinjer/
+---
+
+Sist endret: 10/25-2023
+
+## 1 Formål
+
+Formålet til disse retningslinjer er å sikre at midlene til Fordelingsutvalget blir forvaltet og utdelt på rettferdig og forutsigbart vis. Retningslinjene vil forhindre at saker, med satt presidents tar unødvendig mye møtetid vekk fra andre saker. Retningslinjene skal også klargjøre om hva en kan søke Fordelingsutvalget om støtte til. Det er ikke ment at disse retningslinjene skal være satt i stein, og det oppfordres på det sterkeste at disse retningslinjer blir revidert jevnlig for reflektere aktiviteten og behovene til studentmiljøet og foreningene. Retningslinjene er ikke en lov, og det er mulig å både søke og vedta saker som går i strid med punktene under, dersom det er spesielle hensyn.
+
+## 2 Formelle krav til søknader
+
+1. Fordelingsutvalget opererer med tre typer søknader: semesterstøtte, prosjektstøtte, og driftstøtte.
+2. For at en søknad skal kunne godkjennes må den inneholde:
+   1. Søknadstype (Semesterstøtte/Prosjektstøtte/Driftsstøtte)
+   2. Vedlagt budsjett for søknad
+   3. Søknadsdato
+   4. Kontonummer for utbetaling (NB! Dette kan ikke være en privatkonto)
+   5. Kontaktperson
+   6. Samlet søknadsbeløp
+3. Alle beløp som søkes om må festes til konkrete punkter i budsjett og i søknaden. For prosjektstøtte må arrangement og prosjekter beskrives.
+4. For søkere som ikke har mottatt støtte de siste 12 måneder, må minst ett styremedlem ha fullført relevant regnskaps kurs i regi av SiO Foreninger.
+
+## 3 Semesterstøtte
+
+1. Søknader om semesterstøtte er søknader til arrangement og drift gjennom et semester. Søknaden skal ikke inkludere midler som går utenom foreningens vanlige drift. Ved større arrangement eller innkjøp (over 15 000 kr eller spesiell høy pris planlagt per hode) foretrekkes det at dette skilles ut i en egen søknad om prosjektstøtte, spesielt dersom dette er noe som ikke avholdes/kjøpes inn hvert semester.
+2. Søknader om semesterstøtte krever vedlagt budsjett og regnskap fra foregående periode/semester.
+3. Det skal følge med en enkel oversikt over hva støtten skal brukes til.
+4. Det kan søkes om opp til 40 000 kr i semesteret.
+
+## 4 Prosjektstøtte
+
+1. Søknader om prosjektstøtte er søknader til enkeltstående arrangement eller prosjekter.
+2. Søknaden krever beskrivelse av arrangement eller prosjekt. Søkes det om midler etter at prosjektet er ferdig skal søknaden inneholde regnskap i tillegg til budsjett.
+
+## 5 Driftstøtte
+
+1. Søknader om driftstøtte er, i likhet med søknader om semesterstøtte, søknader til arrangement og drift delt over et semester eller annen gitt periode. Søknaden skal ikke inkludere midler som går utenom foreningens vanlige drift. Driftstøtte er ikke bundet opp i spesifikke budsjettposter slik semesterstøtte er. Driftstøtte skal være basert på et formål eller tidligere drift som utgiftene kan forventes å brukes til. For alle foreninger der en vesentlig andel av inntektene kommer fra Fordelingsutvalget ønsker utvalget primært å motta søknader om semesterstøtte og ikke driftstøtte.
+
+## 6 Rapportering
+
+1. I etterkant av hvert semester plikter foreningene som mottar støtte fra utvalget å sende inn regnskap og rapport for perioden.
+2. Foreninger som mottar semsterstøtte skal rapportere hva de har brukt semesterstøtten
+   på fortløpende i delt dokument.
+
+## 7 Representasjon
+
+1. Det stilles krav om at søkerforeningen stiller med én representant på det møtet der søknaden skal behandles, dersom det ikke følges vil behandling av søknaden utsettes til et møte der en representant er til stede
+
+## 8 Tilbakebetaling
+
+1. Midler som ikke brukes opp til gitte formål og som overstiger 100,- NOK må betales tilbake til Fordelingsutvalget etter endt prosjekt/periode.
+2. Ved ønske kan det søkes om omfordeling av midler i etterkant.
+
+## 9 Mislighold
+
+Fordelingsutvalget kan kreve hele eller deler av tildelt beløp, og utestenge for et semester dersom:
+
+1. Det er uoverensstemmelse mellom opplysningene gitt I søknaden og reelle forhold
+2. Midler er brukt i strid med villkårene for tildelingen
+3. Søker nekter Fordelingsutvalget å gjennomføre regnskapskontroll
+4. Foreningen ikke oversender dokumentasjon som fordelingsutvalget har krav på (ref pkt 6 Rapportering)
+5. Saker om mislighold skal varsles om til aktuell forening, og behandles av FU på neste møte.
+
+## 10 Regnskapskurs
+
+1. Utvalget kan til en hver tid kreve at minst ett styremedlem skal ha gjennomført et relevant regnskapskurs i regi av SiO Foreninger.
+
+## 11 Overlappende arrangementer
+1. Arrangementer med et budsjett på over 500 kr skal ikke gå samme dag.
+2. Arrangementer skal ikke holdes på tirsdager eller torsdager på samme tidspunkt som Navet sine bedriftspresentasjoner.
+
+## 12 Vanlige søknadspunkter
+
+### Fastsatte satser
+
+1. Maksimalt 200 kroner per person for mat til et arrangement. Støtte til mat
+   skal hovedsakelig gå til arrangementer med en slik størrelse og varighet at
+   det er naturlig å spise. Det forventes at man ikke maksimerer beløpet hver
+   gang man skal ha mat på et arrangement.
+2. Maksimalt 250 kroner per person per natt til arrangementer med overnatting,
+   og lignende. For etablerte foreninger kan det gjøres unntak for turer av stort
+   omfang og som dekker store deler av studentmassen. Støtten må da ikke
+   overstige 50 % av kostnadene til arrangementet.
+3. Arrangementer som bruker FU-støtte på alkohol skal alltid søkes om som prosjektstøtte slik at søknaden kan behandles av utvalget. Punktet gjelder ikke for interne arrangementer eller styremiddager.
+4. Styremiddag og andre styreaktiviteter støttes med 450 kr per person per semester. For foreninger med lav aktivitet støttes ikke styremiddager eller sosiale goder til styret.
+5. Arrangementer for interne i foreningen støttes med opp til 150 kr per person per semester. For foreninger med mange interne bør hvert arrangement behandles spesielt.
+6. Merch, som f.eks. gensere, skal holdes i foreningen og gå i arv om det ikke er en egenandel. Innkjøp av merch skal tas opppå møte i FU og godkjennes der.
+7. Møtemat til internmøter kan støttes med opp til 150 kr i måneden.
+
+### Eiendeler
+
+6. Ved søknad om eiendeler stilles særskilt krav om begrunnelse, slik at utvalget kan stole på at gjenstandene vil komme studentmassen til gode. Det bør foreligge en plan for oppbevaring og vedlikehold, og foreningen bør kunne vise til stabil drift over tid. Ved oppstart av nye foreninger kan spesielt hensyn vises for eiendeler som er veldig naturlig for foreningens drift.
+
+### Frie midler
+
+Programlinjeforeningene og aktive foreninger ved IFI skal få fylt opp til 1500 kr per semester til fri bruk, med noen begrensninger bestemt i dokumentet “Vedtak om frie midler” [Link](https://fordelingsutvalget.org/midler/).